Le problème de l’encombrement des boîtes emails est un problème récurrent. Les multiples solutions disponibles aujourd’hui sur le marché ne permettent pas de résoudre le problème, et selon le Gartner, 82% des utilisateurs ne sont pas satisfaits des solutions qu’ils ont installées.
Statistiques de la boîte de réception. Love Your Emails
Voici 5 conseils pour préserver sa boîte des emails encombrants, non-prioritaires et indésirables, pendant cette période de fêtes de fin d’année, et pour le reste de l’année !
1. Installer une règle de classification du graymail (emails non prioritaires) vers une boîte dédiée
Chaque jour, 108,7 milliards d’emails professionnels sont envoyés et reçus. Selon le McKinsey Institute, les employés consacrent 28% de leur temps à lire et à répondre à leurs emails, ceci étant essentiellement dû au fait que les emails prioritaires sont mélangés avec les emails moins importants (graymail).
Le graymail est en effet constitué de messages de moindre importance bien que généralement désirés par l’utilisateur : il se compose de publicités, de newsletters, de notifications de réseaux sociaux ou d’invitations à rejoindre un site, etc. Pendant les périodes de vacances telles que Noël, le pourcentage de graymail reçu augmente rapidement. Au lieu de « nettoyer » manuellement sa boîte emails, l’utilisateur peut utiliser une solution de gestion du graymail qui gardera sa boîte emails libre pour la réception des emails de première importance, en renvoyant les campagnes publicitaires ou marketing vers une boîte dédiée. Il pourra toujours consulter à loisir par la suite ses emails de moindres importances, de manière rapide. La classification du graymail permet ainsi d’organiser sa boîte de réception et d’optimiser son utilisation sur le long terme.
2. Désactiver les notifications de réseaux sociaux
Les notifications issues des réseaux sociaux peuvent occuper une place importante dans une boîte emails. Les boîtes Yahoo sont par exemple remplies à 9% de notifications de réseaux sociaux, celles de Google à près de 10% ! Aujourd’hui, les plateformes de réseaux sociaux sont pourvues d’une option permettant aux utilisateurs de désactiver les notifications. Il est fortement recommandé d’utiliser cette fonctionnalité. Cela permet de réduire le nombre d’emails de faibles priorités qui s’entassent dans sa boîte.
Avec une solution de classification d’emails avancée, l’utilisateur ne perd plus de temps à se désabonner via chaque plateforme de réseaux sociaux mais peut se désinscrire des notifications en un clic.
3. Se désinscrire des emails promotionnels et marketing
Prendre le temps de se désinscrire régulièrement de tous les emails promotionnels et marketing reçus s’impose. Cependant, se désinscrire peut rapidement devenir une tâche fastidieuse, car cela nécessite d’ouvrir chaque email et de cliquer sur le lien “se désinscrire” à la fin de l’email.
Des acteurs d’Internet se sont penchés sur le sujet et proposent des solutions de filtrage qui permettent de ne plus recevoir d’emails marketing provenant de différents expéditeurs, en un seul clic, et ce, même s’il n’y a pas de lien de désabonnement.
L’utilisateur peut alors décider de renvoyer automatiquement tous les emails contenant le mot clé “se désinscrire” (souvent synonyme de message marketing) vers un dossier spécifique afin de pouvoir les consulter ultérieurement.
4. Créer une adresse email dédiée aux achats en ligne et un dossier séparé destiné à recevoir les emails pour lesquels l’utilisateur est en copie
Créer une adresse email spécifique pour tous les achats en ligne est une pratique astucieuse pour se prémunir d’un flux trop important d’emails marketing. Créer un dossier séparé pour les emails desquels l’utilisateur n’est qu’en copie/cc, est également une solution très efficace. Ces emails étant envoyés pour informer, ils ne nécessitent généralement pas d’action immédiate. Ils peuvent être considérés comme du « graymail professionnel », pour une majorité des utilisateurs.
5. Ne pas oublier de décocher l’option « je souhaite m’abonner à la newsletter » !
Certains annonceurs proposent automatiquement de s’abonner à leur newsletter ou de recevoir les offres partenaires. Un simple oubli et l’adresse email de l’internaute intègre diverses bases commerciales. Il est donc important de prêter attention aux cases cochées automatiquement pour éviter de recevoir encore plus d’offres et d’encombrer encore un peu plus sa boite de réception avec des emails non prioritaires.
